Die Vorbereitung und Umsetzung von geschäftlichen Weihnachtskarten kann unter Umständen viel Zeit und Kraft in Anspruch nehmen. Beginnen Sie frühzeitig mit diesem Projekt und nutzen Sie unsere Tipps für eine rechtzeitige Vorbereitung, eine vorausschauende Planung und eine reibungslose Produktion Ihrer geschäftlichen Weihnachtskarten – ohne Zeitdruck, mit Vorfreude und guter Laune.
Früh genug starten
Beginnen Sie rechtzeitig mit der Planung Ihrer geschäftlichen Weihnachtskarten. Denn Weihnachten kommt auch in diesem Jahr wieder früher als gedacht. Manche Unternehmen beginnen bereits im Frühjahr, andere erst im späten Herbst mit der Planung der Weihnachtskarten. Entscheidend für die zeitliche Einschätzung ist nicht die Auflagenhöhe der Weihnachtskarten, sondern der Umfang des Auftrags.
Sollen z.B. die Weihnachtskarten personalisiert, in Umschläge mit Empfängeradresse kuvertiert und portooptimiert versendet werden, sind diese Lettershop-Aufträge wesentlich umfangreicher und erfordern mehr Zeit und Aufmerksamkeit als "normale" Aufträge.
Um den Startschuss Ihrer Weihnachtskarten-Produktion zu bestimmen, rechnen Sie von dem Datum aus rückwärts, an dem Ihre Weihnachtskarten bei den Empfänger*innen ankommen sollen. Planen Sie alle Schritte Ihrer individuellen Produktion mit ein. Als Hilfestellung finden Sie weiter unten eine "Checkliste" mit den wichtigsten Punkten.
Wenn Sie Hilfe benötigen, rufen Sie uns einfach an. Wir besprechen persönlich mit Ihnen die Planung Ihrer Firmen-Weihnachtskarte mit allen Details und übernehmen auch gerne die komplette Planung und Durchführung.
Ein Tipp: Auf Wunsch richten wir für Sie einen "Weihnachtskarten-Wecker" ein und erinnern Sie rechtzeitig an den Projektbeginn.
Geschäftlichen Weihnachtskarten als eigenständiges Projekt ernstnehmen
Betrachten Sie die alljährlichen Weihnachtskarten nicht als nebensächliche Aufgabe, sondern als Projekt, welches je nach Anforderung zu einem umfangreichen Vorhaben werden kann. Damit die geschäftliche Weihnachtskarte ihren Zweck der Kundenbindung optimal erfüllt, sollten Sie mehrere Punkte beachten. Diese haben wir in einem weiteren Blogbeitrag ausführlich erläutert: 8 hilfreiche Tipps für Ihre geschäftlichen Weihnachtskarten
Auch bei detaillierter und vorausschauender Planung können Unwägbarkeiten auftreten. Zum Beispiel die fehlende Unterschrift der Kollegin, die sich derzeit im Urlaub befindet, deren Scan jedoch dringend für die Gestaltung der Karteninnenseite benötigt wird. (Ein Klassiker)
Die Produktion der geschäftlichen Weihnachtskarten sollte Sie nicht nebenbei erledigen. Stellen Sie sicher, dass diesem Thema der entsprechende Stellenwert beigemessen wird und planen Sie es als eigenständiges Projekt mit einem angemessenen Zeitrahmen ein. So reduzieren Sie den Stress schon im Vorfeld.
Aufgaben definieren, Zeitplan einhalten
Weihnachtskarten haben im Arbeitsalltag oft nicht die höchste Priorität. Und weil es eben doch immer Aufgaben gibt, die wichtiger sind, wird das Thema Weihnachtskarten hinten angestellt oder dazwischen gequetscht. Darunter leidet dann die Qualität.
Nachfolgend zwei kurze Beispiele, warum man sich die Zeit nicht nur einplanen, sondern auch nehmen sollte:
- Wenn Sie für die Personalisierung von Weihnachtskarten und Briefumschlägen eine Excel-Adressliste "zwischen Tür und Angel" überprüfen und korrigieren, können Fehler entstehen oder übersehen werden. In der Produktion bedeuten zusätzliche Korrekturschleifen auch zusätzlichen Zeitaufwand und im ungünstigsten Fall zusätzliche Kosten.
- Formulieren Sie den Weihnachtsgrußtext nicht kurz vor Feierabend, wenn Sie schon völlig erschöpft sind. Nehmen Sie sich Zeit und formulieren Sie inspirierende Wünsche, die von Herzen kommen und alle Empfänger*innen begeistern.
Unser Tipp: Erstellen Sie eine To-Do-Liste und schätzen Sie den Zeitaufwand jeder einzelnen Aufgabe. Planen Sie diese Aufgaben mit den von Ihnen festgelegten Zeiten verbindlich in Ihren Arbeitsablauf ein. Nur so erreichen Sie auf entspannte Art und Weise ein zufriedenstellendes Ergebnis.
Reibungslose Produktion der geschäftlichen Weihnachtskarten
Im Internet gibt es zahlreiche Online-Shops und Verlage für geschäftliche Weihnachtskarten. Doch welcher ist der richtige? Das hängt davon ab, welche Anforderungen Sie an die Weihnachtskarte stellen und welche Möglichkeiten der Individualisierung Ihnen angeboten werden. Einige Verlage bieten nur vorgefertigte Texteindrucke in wenigen Designs oder nur eingeschränkte Möglichkeiten zur individuellen Gestaltung der Weihnachtskarten an. Dies sollte im Vorfeld recherchiert werden, um die Auswahl einzugrenzen.
Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, bestellen Sie vorab Musterkarten, Kataloge und Preislisten der Weihnachtskarten, die Ihnen gefallen, sowie Kartenmuster mit Veredelungen oder speziellen Papiersorten. Diese ausgefallenen und exklusiven Weihnachtskarten sind oft etwas teurer. Wägen Sie intern ab, ob diese höheren Kosten einen Mehrwert darstellen, wenn Ihre Weihnachtskarten den besten Eindruck bei Ihren Empfänger*innen hinterlassen und am längsten in Erinnerung bleiben.
Mittlerweile bieten viele Weihnachtskarten-Verlage ein Online-Tool an, mit dem man die Innenseiten der Karten selbst gestalten kann. Diese sind einfach zu bedienen, setzen allerdings grafische Grundkenntnisse voraus. Wir von Eco-Cards bieten einen Rundum-Service zum Festpreis an. Von der individuellen Anpassung des Motivs (Hausfarbe, Firmenlogo, Schriftart, Sprache u.v.m.) bis hin zur ganz persönlichen Gestaltung der Karteninnenseiten nach Kundenwunsch oder Vorgaben des Corporate Designs gestalten wir für Sie Ihre individuelle Weihnachtskarte.
Besprechen Sie vor Projektbeginn mit dem ausgewählten Dienstleister das Design und Ihre Vorstellungen. Erkundigen Sie sich, wie viel Zeit für die Umsetzung der grafischen Wünsche benötigt wird und welche Informationen bzw. Daten (in welchen Formaten) von Ihrer Seite zur Verfügung gestellt werden sollten.
Erkundigen Sie sich frühzeitig nach der Produktionszeit und einem möglichen Liefertermin, damit Ihr intern geplantes Versanddatum eingehalten werden kann. Planen Sie genügend Zeit für abschließende Arbeitsschritte wie handschriftliche Unterschrift, Kuvertieren, Aufkleben von Adressetiketten und Briefmarken ein.
Diese Checkliste soll Ihnen bei der Planung und Produktion Ihrer Weihnachtskarten helfen. Sprechen Sie die einzelnen Punkte im Vorfeld mit dem jeweiligen Dienstleister ab:
"Checkliste" für geschäftliche Weihnachtskarten
- Muster von Weihnachtskarten und Briefumschlägen anfordern
- Termine für Rabatte notieren (Early Bird Rabatt, Black Friday etc.)
- Passende Motive für eine erste Auswahl zusammenstellen
- Adressliste aktualisieren und über prüfen
- Auflage der Karten und Umschläge berechnen
- Porto berechnen & Briefmarken kaufen
- Grußtext und weihnachtliches Zitat vorbereiten
- Spende in Betracht ziehen (an wen, wie viel, welcher Text, Logo?)
- Daten (Logo, Unterschriften etc.) in Druckqualität vorbereiten
- Styleguide bzw. Informationen zum Corporate Design bereitlegen
- Weihnachtskarte (und ggfl. Umschläge) im Onlineshop bestellen
- Grafische Anpassung der Weihnachtskarte durch Dienstleister
- Korrekturphase
- Druck, Produktion, und Versand
- Zusätzlicher handschriftlicher Text, von Hand unterschreiben
- Briefhüllen bedrucken, oder Adressetiketten aufkleben
- Konfektionierung (Kuvertieren, Aufkleben der Briefmarken etc.)
Wenn Sie Hilfe benötigen, rufen Sie uns einfach an.
Wir besprechen persönlich mit Ihnen die Planung Ihrer Firmen-Weihnachtskarte mit allen Details und übernehmen auch gerne die komplette Planung und Durchführung.
Im Onlineshop von Eco-Cards finden Sie eine große Auswahl an geschäftlichen Weihnachtskarten:
