Gerade zur Weihnachtszeit stehen farbige Briefumschläge hoch im Kurs – sei es um sich von den anderen Weihnachtskarten abzuheben oder um den eigenen Grüßen mit bunten Kuverts einen festlichen Anstrich zu verleihen. Wer sicher gehen will, dass beim Versand seiner farbenfrohen Grüße nichts schief geht, sollte die folgenden Tipps beherzigen.
Achten Sie auf eine gut lesbare Empfängeradresse
Die Zeiten, in der Postbeamt*innen mit dicken Brillen versuchten, noch die krakeligste Handschrift zu entziffern, sind lange vorbei – diese Aufgabe wird seit Jahrzehnten von ausgeklügelten Maschinen übernommen. Damit das maschinelle Einlesen in den Briefzentren gelingen kann, empfiehlt die Deutsche Post AG für das Adressfeld schwarze Schrift auf weißem oder hellem Hintergrund. Bei farbigen Kuverts eignen sich daher weiße Klebeetiketten zum Bedrucken oder selbst ausgeschnittene und aufgeklebte Papierfelder mit einem Mindestmaß von 70 mm Breite und 45 mm Höhe. Natürlich kann schwarze Schrift auch auf dunklen Umschlägen durchaus gut lesbar sein, geschweige denn auf hell farbigen Hintergründen, allerdings muss nicht allein die Lesbarkeit der Adresse gewährleistet sein, wie Tipp 2 verrät.
Beachten Sie die Codierzone
Nachdem ein Brief maschinell eingelesen wurde, wird in der sogenannten Codierzone, die sich am rechten unteren Rand des Umschlages (150 x 15 mm) befindet, der Ziel- oder Linearcode aufgedruckt. Der Code besteht aus etwa 5 Millimeter hohen, in fluoreszierendem Orange bis Rosa gedruckten Strichen und enthält die elektronisch umgewandelten Adressdaten aus dem Adressfeld. Die automatischen Fotozellen, die in den Briefverteilanlagen enthalten sind, können diesen Code sekundenschnell einlesen, wonach die Briefe entsprechend maschinell einsortiert werden. Können Adresse oder Zielcode aufgrund der Umschlagfarbe jedoch nicht gelesen werden, ist eine manuelle Sortierung notwendig, was Verzögerungen oder gar Retouren mit dem Hinweis, die Sendung ausreichend zu frankieren, mit sich bringen kann. Anstelle der 80 Cent für einen Standardbrief fallen dabei 95 Cent für einen Kompaktbrief an, die schlimmstenfalls – wenn kein Absender angegeben ist – vom Adressaten zu tragen sind. Keine schöne Überraschung zum Fest! Wer keine Kompromisse bei der Umschlaggestaltung machen möchte, kann seinen bunten Weihnachtsgruß direkt entsprechend frankieren. Wem der Kompaktbrief allerdings zu kostspielig ist, dem sei geraten, auch bei der Dekoration des Umschlages zurückhaltend zu sein, da die Codierzone nicht beklebt oder verziert werden darf. Die Deutsche Post AG rät im Übrigen dazu, die gesamte Fläche weiß oder in Pastelltönen zu gestalten.
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Vorsicht bei Aufklebern
Nicht nur die Farbe des Briefumschlages kann das maschinelle Einlesen und Sortieren der Briefe verhindern, auch bei Aufklebern ist Vorsicht geboten. Zum einen dürfen diese nicht in die Codierzone hineinragen, zum anderen sollten sie postalischen Labeln oder Vermerken nicht ähnlich sehen.
Achten Sie auf Biegsamkeit
Natürlich möchte man vermeiden, dass die eigenen Weihnachtswünsche auf ihrem Weg zum Ziel verknicken, dennoch sollte auf eine zusätzliche Stabilisierung der Sendungen verzichtet werden. Auch dies hängt mit der maschinellen Weiterverarbeitung zusammen: Weil Standard- und Kompaktbriefe mittels Transportbändern und -rollen sortiert werden, müssen diese ausreichend biegsam sein.
Verpassen Sie die Frist nicht!
Haben Sie die vier oben genannten Tipps befolgt, kann fast nichts mehr schief gehen! Zu guter Letzt gilt es nur noch, Ihre farbig verpackte Weihnachtspost rechtzeitig auf den Weg zu bringen. Jedes Jahr zu Beginn der Weihnachtszeit gibt die Deutsche Post AG die Einlieferungsfristen für Briefe und Pakete bekannt – hier ist es gut, sich rechtzeitig zu informieren. Gerade geschäftliche Weihnachtsgrüße sollten jedoch stets mit etwas Vorlauf zu den Feiertagen versandt werden, damit Kunden und Geschäftspartner Ihre weihnachtlichen Grüße vor den Weihnachtsferien erhalten.
Unser Fazit
Kurzum, lassen Sie sich bei der Farbauswahl des Briefumschlages nicht verunsichern! Bei hellen, pastellfarbenen Umschlägen sind eher keine Schwierigkeiten zu erwarten – eine Gewährleistung für die rechtzeitige Zustellung gibt es jedoch nicht. Wer also auf Nummer sicher gehen möchte oder festliche Farben wie Dunkelgrün oder Dunkelrot bevorzugt, sollte gleich den Versand als Kompaktbrief zu 95 Cent ins Auge fassen.
